作者：蔡東霖
使用 GTD 時，如何處理 (process) 和組織 (organize) 工作是關鍵。組織很重要，因為它將決定原始想法如何被細化為可以採取行動的列表；這些列表對於成功的工作流程至關重要。 就像現實生活一樣，這些清單是動態的。必須定期查看它們，並且很容易更改它們。
處理收件箱
留出時間每天處理收件箱，或選擇一經常性的時間來處理。 當查看收件箱時，特別是在思維掃描之後，可能會看到很多不同類型的 items。 現在，需要決定的是：各個 item 是什麼？以及它是否可行（actionable） – 是否打算在不久的將來做些什麼？
如果某個 item 是不可行的，有三種選擇：
- Trash 垃圾：如果不打算做，且不打算讓別人做，直接按下刪除並停止擔心。 當決定不做什麼時，就決定什麼是真正重要。 刪除可以產生更多時間來完成重要的事情。
- Someday Maybe 或許某天：因為未來某天可能會對它做些什麼，如果不想永遠失去，把它添加到 On Hold 單一動作列表中（single action list）。
- Reference 參考：如果剪貼了想要記住的內容，但不一定是可行的，則可以將其儲存以供參考。 不同的人有不同的方法來存儲他們的參考資料，包括專業的 APPs，如 OmniOutliner、VoodooPad、Evernote、Yojimbo，甚至 Finder 中的純文字檔。
如果某個 item 是可行的，一樣有三個選項：
- Do It 直接執行：
如果只需要不到兩分鐘的時間就可以採取行動，現在就去做吧。 - Delegate It 委託：
如果其他人能更有效地完成了該 item，請找到合適的人，並讓他們知道他們的任務。
透過將 item 分配給上下文（Context）中的 On Hold 來保持後續追踪，從而標記自己無法執行的動作。OmniFocus 內定一個名為 Waiting 的 上下文（Context）。
當然，也可以創建一個特定於將完成操作的人名。
透過此方法，如果一個動作（action）屬於某個項目（project），但是自己無法執行，仍然會看到該動作需要被完成，而不是眼看著它飄到虛無中。 一旦另一個人回覆他們已完成它，則可以標記它已完成，並繼續項目的其他部分。
另外，添加一個開始（start） 和截止日期（due date）來提醒，將很有幫助。 - Defer It
推遲：如果不能在這一分鐘執行它，剩下的選擇就是推遲它。
大多數收件箱項目可能都是這樣。
是時候決定：它是項目（project）還是完成某一項目（project）中的一步驟（step）？
如果一個 Item 涉及多個步驟而不是單個動作（action），將其轉換為項目（project），並至少添加一個物理可見的動作（不是虛無飄渺的動作），這是邁向成功重要動作。
如果一個 Item 是針對現有項目（project）的動作（action），則透過 item 的 “項目單元格” （Project cell ）將其添加到該項目，或者將其拖動到側欄中的項目。
如果一個 Item 是針對未創建的項目（project）的動作（action），請創建該項目，然後將項目添加到該項目。（快速執行此操作的方法是在項目的“項目單元格”中鍵入新項目名稱，然後按下 “Command-Return”。）
Project 項目
項目是任何需要多個動作才能實現的結果。 做出關於行動順序的決定非常重要。 需要按順序執行操作的項目稱為順序項目（sequential project）。 可以按任何順序執行動作的項目稱為平行項目（parallel project）。 可以在大綱（outline）或項目檢查器（Project Inspector）中指定項目類型。 通常，它們只能在一個命令（order）中執行。
無論項目類型如何，考慮項目的第一個可行的動作（first available action）將更容易完成該項目。所謂「第一個可行的動作」是指：需要採取的第一個行動來推進項目; 它以紫色文本標示。可以透過將其拖動到項目中的其他動作（action）上方來設置下一個或第一個操作。
下面說明一下 Project 視窗內的屬性
- Title：項目的大標題
- Inbox item 之 Status：項目的狀態，分別為：
(1) Active：正在進行、未完成的事。
(2) On Hold：等待中，可能是委託別人，或是等時機。
(3) Complete：完成了，就選擇這個
(4) Drop：這項任務用不到了、不玩了、放棄了、放下了。
(5) Flagged：選這項，可以在Flagged的畫面中直接瀏覽。比方：今天要完成的工作，或是隨時要追蹤的工作。 - Type：項目的型態，分別為：
(1) Parallel：此項目是個明確的項目，只要達成目標的所有任務，這個項目就算完成。
此項目沒有一定的順序性可言。
在一般檢視模式下，會全部顯示。
(2) Sequential：此項目是個明確的項目，只要達成目標的所有任務，這個專案就算完成。此專案有絕對的順序，要完成前一項才能繼續下一項。
在一般檢視模式下，只會出現一項任務，這一項完成後才會接著顯示下一項。
(3) Single Actions：此項目是單一個類別，單個動作，做完就算完成了。或者，放「Someday Maybe」（見本文下方說明）的項目。也無所謂的順序。
在一般的檢視模式下，會全部顯示。 - Tags：可以設定專有的標籤，例如：地點、人名、關鍵字等等。
- Dates：跟時間有關，分別為：
(1) Estimated Duration：預計完成時間
(2) Defer Until：延遲至何時，所以檢視的時候暫時不會出現。
(3) Due：到期時間，這項任務的最後期限。在 forecast 的畫面中，這個指定的時間會有訊息出現，也會直接設定 notification。
(4) Completed：完成時間
(5) Dropped：放棄的時間 - Repeat：設定重複規律。
如果在 project 中設定,他會在你需要的時候將所有在project內的actions都重新新增一遍 - Notification：通知。Due 的時間一定會預設，其他可以自行多重設定。
- Review：回顧。（iOS 版）會在設定的時間點提醒，看一下 project 有沒有需要更新的。預設是一星期。常常很容易在進行 project 後，忘記將進度同步到系統中。所以固定一段時間（例如預設的一星期）後，重新看一遍這來確保所有 project 都在掌控中。
- Note：備註，簡單的文字紀錄，例如：詳細的內容、或連結快速的跳轉、或任何想寫的文字。
- Attachments：附件。（iOS 版）可以錄音或拍照。
Someday Maybe 或許某天
或許某天的想法是那些並非真正在你的短期上的想法 – 比如寫你的自傳或你的作品（或者只是清理天花板上方）。 在未來某天會想做，但現在還沒有準備好解決它。
可以將項目放在單個動作列表（Single Action List）中，將其指定為Someday Maybe。 為此，請創建一個項目，打開檢查器（ Inspector），然後使用 「類型」（Type） 下拉選單。 使用 「狀態」（Status）下拉選單將指定為「暫停」（On Hold）以將其從一般的OmniFocus視圖中隱藏。
可以從上方工具欄按鈕中的「顯示」（View） 選擇「暫停」（On Hold），可以看到被「暫停」的項目。
Ticklers 備忘
如果現在無法開始執行項目，但不會太久，可能手上就需要有一個 Tickler 項目。 OmniFocus中的 tickler 項目是未來開始（start）（或延遲到 （defer until））日期的項目。
可能是預期可能參加的馬拉松或可能希望看到的音樂會。 隨著未來的開始日期，它暫時消失，但不會永遠丟失。 可以透過檢查器（ Inspector）或大綱（outline）中的「開始」（ Start）為項目或動作添加開始日期。
具有未來開始日期的項目不會出現在一般的 OmniFocus 視圖中。 但是當開始日期到來時，項目或動作會再次出現，隨時可以決定如何處理它。
Folders文件夾
文件夾是組織項目的一種方式。 許多人使用文件夾來表示生活角色或焦點區域。 例如，可能有一個名為Work、Home等的文件夾。 使用這樣的系統，當在工作時，可以使用Work文件夾上的Focus 命令暫時隱藏Home文件夾，避免因為在嘗試專注於工作時需要致電房東這一事實而煩惱。
有些人選擇使用文件夾作為工具來執行 GTD 中 Horizons of Focus—Altitude Map Model。 該模型根據您當前的行動（Ground: Calendar/actions）、項目（Horizon 1: Projects）、責任範圍（Horizon 2: Areas of focus and accountability）、一到兩年的目標（Horizon 3: One- to two-year goals and objectives）、三到五年的目標（Horizon 4: Three- to five-year vision）以及最終的目標（Horizon 5: Purpose and principles）來組織的項目：從現在需要打的電話到最終想像的人生目標。
Reviewing 檢查 / 回顧
定期審查項目（project）及動作（action）是確保 GTD 方法有效的關鍵。 OmniFocus 具有內置的「檢查」（Review）模式，使回顧變得簡單。 可以看到按照需要查看的順序排序的項目。 這包括已經沒動作的項目，被稱為停滯項目（Stalled projects）。 確保每個項目仍然代表最終目標，並在必要時進行調整。「檢查」（Review）模式中，點選項目，並使用“標記為已檢查”（Mark Reviewed ）按鈕。 就像收件箱處理一樣，建立一個時間來定期執行此操作而不會分心。 在此系統中，建議每週執行此操作。
不過，事實上，每週檢查所產生的問題是：它們需要大量的時間。如果無法找到這個時間（例如，由於旅行或主要項目截止日期），可能就會錯過每週一次的檢查。這降低了對OmniFocus中任務和項目的準確和更新信息的信任度。接著，可能傾向於“ 順其自然 ”。然後，開始從「收件箱」中工作。此類問題可能會迅速滾雪球。因此，有人建議每日檢查項目，但不需要查看所有60個項目，可以真正關注5～10個。如此可以改善檢查的品質和時間。這樣的做法並沒有消除每週評論的需要，但使它更加現實。
Review Templates 檢查模板
在可能需要提醒定期檢查其他事情的情況下，例如的實體郵箱、電子郵件帳戶以及辦公室的郵箱。
要追踪這些日常項目，可以創建「檢查模板」（Review Templates）：從“文件”（File）選單中選擇“新建單個動作列表”（Add Single-Action List），然後為要追踪的內容新建動作。 選擇每個新建並使用檢查器（ Inspector）為它們指定截止日期（due date）和重複間隔（repeat interval）（可能是完成日期後的一天）。 然後，只要跟上應有的 OmniFocus 項目，就可以確信已經掌握了一切。
REF: “OMNIFOCUS, GTD, AND YOU", 5TH EDITION © 2009, 2011, 2014, 2015 THE OMNI GROUP. “TASK MANAGEMENT WHEN THE BULLETS ARE FLYING", DAVID SPARKS, MARCH 21, 2012.
