整理：蔡東霖
説在前面：試圖將所有雞蛋放在同一個籃子，會有風險。首先，沒有單一個軟體可以適用於所有的事項；第二，軟體不會為人類做出選擇和決定，還是要自己決定。
把所有的事項都放進 OmniFocus，龐大的任務列表可能會令人沮喪和產生壓力。最糟糕的是，原本是一個值得信賴的系統，變成為一堆永遠無法完成的事情的黑洞。接著，對系統失去信任。最後，就會拒絕使用它，並從舊的待辦事項列表或紙張開始。
因此，建議以下事項避免進入OmniFocus中：
- 不確定的項目。 David Allen提到，最多60個項目 projects（一個項目是兩個或以上行動的序列）。龐大的任務列表可能會令人沮喪和產生壓力。例：將潛在的未來清單（很久很久以後才會開始，甚至，不知道何時開始）轉移到「參考文件 Reference」的App去（OmniOutliner、Evernote、Onenote等等）。只有當「潛在」變為「真實」時才在OmniFocus中開始一個新項目。尤其，沒有真正在心理上承諾執行它，甚至不曾仔細考慮它，如果沒有完全致力於某項任務，甚至根本就未完全明確，那麼它不是一項真正的任務，它只會讓系統變得混亂並分散注意。
- 太多別人的動作。過多 waiting 會使系統複雜，降低評估速度並使列表混亂。如果同事不能自己追踪他們承諾要做的任務，事實上，應該要添加一個項目是：「團隊訓練」，甚至是「更換助手」。
- 參考資料。有時收到一封電子郵件、看到一篇文章或 blog 評論，其中包含正在進行的項目的參考資料，接著就輕易的將它剪貼到OmniFocus 。這不是某個特定項目的“東西”嗎？事實上，它是“ 某種東西”，但它不是一種行為，因此不應該混淆任務列表。在「附注」中標記組合相關消息。然後，將它轉移到「參考文件 Reference」的App去。
- 非必要的任務。最好的例子是閱讀清單。通常在OmniFocus中創建了想要閱讀的所有內容的列表（再一次，剪貼很簡單！）。實際上，卻只閱讀了列表中不到5%。OmniFocus應該管理的事情是：做真正需要做的。所以，非強制性閱讀列表，讓適當的App（Endnote、Mendeley、Google Reader、Papers … etc）去管理。OmniFocus只管「必需要閱讀」的。同樣地，想要看的電影列表也可以放到「參考文件 Reference」。
REF: “5 THINGS TO KEEP OUT OF OMNIFOCUS" APRIL 4, 2012 BY ALEH CHERP
